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アメリカ出張の際に知っておきたいこと(現地編その2)

新型コロナウイルスの影響で出張どころではない状況になってしまいましたが、また出張が再開したときに備えてイメージトレーニングしておくのは大事です。

さて、本記事ではアメリカ駐在中の社員が、出発前の準備から現地で気を付けたいこと知ってると便利なこと等の余談までご紹介します。アメリカ出張シリーズの最終回です。


前回(アメリカ出張の際に知っておきたいこと(現地編その1))は、アメリカに着いてからの具体的なイメージが湧くように、主に移動に際しての注意点についてご紹介しました。今回はいよいよお仕事本番のミーティングやイベントなどで気を付けたいことや立ち回り方についてご紹介したいと思います!

目次[非表示]

  1. 1.セキュリティはどこも厳しい
    1. 1.1.はじまりは笑顔で
  2. 2.オフィスでのミーティング
    1. 2.1.”How are you?”は挨拶の一環
    2. 2.2.名刺は最後に渡すぐらいでも良い
    3. 2.3.終わりはスパッと
  3. 3.イベントは参加することに意義がある
    1. 3.1.身だしなみを忘れずに
    2. 3.2.名刺はたっぷり持っていこう
  4. 4.まとめ
  5. 5.川村インターナショナルの翻訳サービス

セキュリティはどこも厳しい

アメリカは多民族国家で本当にいろいろな人が出入りする国なので、ましてや事件も多い昨今、どこもセキュリティに力を入れています。オフィスビルも例外ではありません。特に大企業ともなれば、受付でチェックインを求められますので相手先のフルネームと部署名をちゃんと書けるように事前に把握しておきましょう。あとは、身分証明書を確認されることも多いので、パスポートは持っておいたほうが無難です


はじまりは笑顔で

以前に英語のプレゼンについてのブログ記事(英語の会議に臨む前に知っておきたいこと(後編))でも言及したのですが、アメリカでは笑顔が非常に大切です。

単に愛敬を振りまくというわけではなく、相手に対して「私は良い人ですよ、安心してください」と友好姿勢を示すことでもあります。たとえ、それが訪問先の会社受付であっても、オフィスビル全体の総合受付であっても「この人は関係ないからいいや」と思わず、必ずにこやかに話しかけましょう。同じことを依頼するにしても聞き方一つで先方の対応が変わることは大いにあり得ます。


オフィスでのミーティング

さて、受付でのチェックインも無事終わり、ようやく相手先の担当者と対面する時間です。まず何をするでしょうか?

日本の感覚だと、まずは名刺交換から始まるかと思うのですが、アメリカでは握手をして挨拶するのが一般的です。最初の握手とアイコンタクトが印象を決めると言っても過言ではありません。

しかし、コロナの影響でこれらの慣習もすっかり変わってしまいました。最近ではソーシャルディスタンスを取るために「本来なら握手をするところだけど、今の状況ではやめておきましょうか」と相手に断って割愛するのがビジネスマナーになりました。今後もしばらくはこの傾向は続くでしょう。ただ、挨拶をしっかりすることが大事なのは変わりませんので「今日はお会いできて嬉しいです」などの言葉をぜひ最初に伝えてください。

”How are you?”は挨拶の一環

おそらく、本題に入る前に大体これを聞かれるはずです。何を答えたら良いのだろう…と思う方もいるかと思います。でも深く考える必要はありません。

アメリカの感覚では挨拶みたいなものなので、そこまで真剣な意味は含まれていません。「時差ボケがまだ残っているけど比較的元気です」など何でも良く、長く答えないといけないと思う必要もありません。

むしろ大事なのは、「そちらはいかがですか?」と相手にも聞き返すことです。人によって話し好きだったり、この導入部を早々に終えて本題に入りたかったりと異なりますので、相手の反応を見て会話の流れに乗りましょう


名刺は最後に渡すぐらいでも良い

アメリカの場合、もう既にメールでやりとりをしている相手だったら、下手したら名刺を渡さずにミーティングが終わってしまうケースもあるかもしれません。連絡先の交換のためのツールとして捉えているので、連絡を既に取り合っている相手だとあまり必要性を感じないのかもしれません。

でもやはり記録として持っておきたいと思いますよね。ミーティング終わりに「念のため名刺を渡しておくので、そちらのも頂いて良いですか」と聞きましょう。手元にあれば、すぐにもらえるはずです。

もうお分かりだとは思いますが、両手で受け取るとか、もらった後はじっくり見るとか、そういう必要は全くありません。名刺は情報が書かれた紙切れと同じような扱いなので、みなさん片手で渡したり、テーブル越しで距離がある場合は、テーブル上をスライドさせて渡したりしてくる人もいます。(これを真似したほうが良いというわけではなく、それぐらいの感覚だという話です!)



終わりはスパッと

あくまで個人的な感覚ですが、日本では早々に本題に入り、話がまとまった後に少し雑談してミーティングを終えるイメージがあります。

前述の”How are you?”部分で気付いたかもしれませんが、アメリカの場合は逆の流れのような気がします。まずは挨拶を兼ねて軽く世間話をして、そこから本題に入りますが、話がまとまった後は本当にすぐにミーティングが終わります。

アメリカのビジネスは決断が早かったりしますし、スピード感を大事にする人が多いので(他の事はおそろしく遅い場合もありますけど)、その影響もあるかもしれません。終わったらささっと帰る心づもりで臨みましょう!


イベントは参加することに意義がある

アメリカでは接待はほとんど無いのですが、その代わり企業が多く集まるようなパーティー等のイベントは多いです。経済団体や業界団体などがワークショップやセミナーを開き、その後に交流会を行ったり、年に一度の総会として表彰式とディナーを開催したり、年間を通じて集まる機会が多く設けられています。タイミングが合うようでしたら、ぜひ出張中に何かイベントに顔を出してみましょう。

たとえば表彰式の場合、自分は関係ないから出る意味がないと思うかもしれませんが、実はその場に居ることで企業としてプレゼンスを出すことができるので、参加することに意義があるのです。あとは様々な企業の担当者が集まるので、接点を作る良いきっかけにもなります。


身だしなみを忘れずに

イベントに参加する際の注意点としては、何よりもドレスコードを確認することです。特別なイベントの場合、案内状にフォーマルやブラックタイ、スマートカジュアルなど何かしら記載されていると思います。欧米では場に応じた服装はかなり大事です。特に女性の場合はバリエーションが多く、ドレスを用意しないといけない場面もありますので、しっかり確認しておきましょう。


名刺はたっぷり持っていこう

オフィスのミーティングでは下手したら名刺交換を忘れる、と書きましたが、初対面の人と多く会うイベントでは名刺は必須です。特に日本人の名前は聞き取りにくいので、確実に連絡先を交換するツールとして大いに活用しましょう。ただ、ここでもオフィスミーティングと同じ流れです。まずは挨拶して自己紹介など一通りして、会話の終盤に名刺を渡します。むしろ向こうから連絡先を聞いてくる場合もありますので、さっと出せるように用意しておくと良いでしょう。


まとめ

仕事で人に会うのはただでさえ緊張するのに、海外でとなると、その度合いがさらに増すと思います。ただ、あまり硬くならずにとにかく笑顔でいきましょう!何度も書いていますが、笑顔は相手へ友好姿勢を示す一番効果的なツールです。話しやすい環境を作るためにまずは笑顔でアプローチしましょう。実際に海外出張が再開されるまで、まだ時間がかかるかもしれませんが、みなさんが渡米する際に少しでもお役に立てれば幸いです。


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