業務作業効率を上げる付箋、クリップボードアプリ
業務中、ちょっとしたメモを書き残すことを煩わしく思った経験はないでしょうか？
せっかく書いたメモがどこに行ってしまったか分からなくなった、という経験がある方がいらっしゃるかもしれません。
ファイルや書き残したメモなど、1日10分探し物に時間を使ったとしても、1週間で50分、1カ月で約3.3時間もの時間を無駄にしてしまいます。
また、毎日同じ文章を何度も繰り返し入力していませんか？
1日5分、テキスト入力する時間を省略できれば、1週間で25分、1カ月で約1.6時間の時間短縮になります。
そんな普段の業務を少しだけ楽にするアプリの一例をご紹介します。
ちょっとしたメモを残すなら…付箋アプリ
こちらはWindowsに搭載されている付箋アプリです。
PCのデスクトップに付箋を貼っておけるので、デスクやディスプレイ周りが付箋だらけにならなくてすみますし、作業中に何度も目にするのでうっかり忘れてしまう、という事を防げます。不要になったメモはそのまま削除できるので、ペーパーレスでエコにもなりますね。
Windows10では、上の画像のように付箋に画像を添付したり、箇条書きに頭文字に「●」をつけたりできるので、より見やすいメモが作成できます。
自分が使用しているPCに付箋アプリが入っていない場合は、アプリをダウンロードして使用することも可能です。
付箋は一時的なメモとして残しておくことが多いですが、付箋を貼りすぎるとどれが最新で、どれが重要な情報なのか、残念ながら情報が埋もれていってしまいます。
実際の紙の付箋同様、要らなくなった付箋はすぐに削除する等、デスクトップを整理しておくことも大切です。
使用頻度の高い文書やテキスト
日々の業務で使用するメール文面はメールソフトのテンプレートを活用しましょう。
テンプレートを作成しておくことで、毎回同じ文章を打つ時間を短縮できます。
以下は、Outlookのテンプレート作成画面です。
メール以外の場面で使用頻度の高いテキストを残したい場合、素早く必要なテキストを呼び出したい場合には、『クリップNOTE』や『Clibor』といったクリップボードアプリが便利です。
クリップボードから過去にコピーしたテキストをペーストすることができ、また定型文を登録しておけば、「Shift」や「Ctrl」などのキーをダブルクリックして簡単に登録したテキストを呼び出すことができます。
以下、Cliborを使用した例をご紹介します。
クリップボード
「Ctrl」キーをダブルクリックしてCliborのウィンドウを表示します。
「Ctrl+C」でコピーした履歴が残るので、同じテキストを繰り返し入力する際や、少し前にコピーした情報を再利用したい場合は、クリップボードから必要なテキストを探し、クリップボードをクリックしてペーストすることが可能です。
以下のように改行を含んだテキストもそのまま貼り付けができます。
＊＊＊
お疲れ様です。
○○文書の作成をお願いします。
期限：●月●日
宜しくお願いします。
＊＊＊
定型文
繰り返し使用する頻度の高いテキストは、定型文として登録することが可能です。
こちらも、必要な場面で「Ctrl」キーをダブルクリックして、Cliborのウィンドウを表示して、
選択したテキストをクリックすると、編集作業を行っている文書等にテキストがペーストされます。
いかがでしょうか？
すでに上記のようなアプリを活用されている方も多いと思いますが、どんな作業に時間がかかってしまうかは業務内容や作業者によって異なると思います。
まずは、自分の業務内容を振り返って時間がかかる作業をピックアップ、細分化して、その作業を効率化できる方法を考えたり、便利なアプリを探してみるのもよいかもしれません。作業の短縮化につながるはずです。
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