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はじめての翻訳依頼:準備・実践編

販路拡大に伴い、海外の企業と契約書を取り交わすことになった。

海外の工場に製品を発注することになり、マニュアルを作成することになった。


さあ、はじめて翻訳を外注することになりました。そんな時、どのようにして翻訳会社に依頼をすべきか迷われるお客様もいるかもしれません。

翻訳会社は、最適な成果物をお客様の望まれる納期/予算内で提供することを目指しています。お客様からの依頼を受ける際には、翻訳案件に関わる情報をできるだけ多く提供してもらいたいと思っています。

そこで、よりご満足いただける翻訳を実現するため、ぜひご準備いただきたいポイント【準備編】どのようにコンタクトしたらよいのか【コンタクト編】をまとめてみました。

目次[非表示]

  1. 1.準備編
    1. 1.1.文書内容&使用用途
    2. 1.2.スケジュール
    3. 1.3.予算
    4. 1.4.その他、情報セキュリティなど
  2. 2.コンタクト編
  3. 3.川村インターナショナルの翻訳サービス

準備編

まずは、翻訳に関するお客様ご自身の要望をまとめてみましょう!

文書内容&使用用途

翻訳対象の文書は何なのか、何のために(どのような読者のために)翻訳するのかをまとめておきましょう。

★翻訳を検討している文書は何ですか?どのような読者のために翻訳をしますか?

翻訳においてどういった目的に利用する文書か、どのような読者を想定した文章かはとても重要です。プレゼン資料取扱説明書社内での内容確認プレスリリース・・・など。


もちろん、翻訳のプロである翻訳会社は、お客様からいただいた文書を見ただけで、それがどのような文書で何のために使用するかのおおよその見当をつけることもできます。しかし、それはあくまでも推測に過ぎず、お客様から教えていただく情報が一番具体的で正確です。こういった情報を添えておくと、適切な翻訳者の選定や翻訳プランを考えるのに役立ちます。

また、もし翻訳依頼をしたい文書に関連する文書や参照すべき資料などがあればそれらも用意しておきましょう。(以前の型番にて翻訳したデータ専門の用語の資料関連情報のHPなど)

スケジュール

★いつまでに翻訳が必要ですか?

「〇月〇日のプレゼンで使用するため必ず翻訳が必要」、または「大体△月△週目くらいまでに翻訳がほしい」、「直ぐに発注するかわからないので大体の所要期間を教えてほしい」、など、スケジュールの希望を確認しておきましょう。見積提出期限なども希望があれば伝えておくと良いかもしれません。


予算

★予算は決まっていますか?

具体的な予算が決まっていれば伝えてみるのも良いでしょう。翻訳の見積が予算を超えてしまった場合でも、予算内で翻訳できる範囲や対応可能な作業工程についての調整相談など、翻訳会社から具体的な代替手段の提案を出すことができます。もし費用に関する希望がなければ、翻訳会社からは、翻訳対象のドキュメントの性質に応じた一般的なワークフローで作業を行った場合の見積もりを提出します。


その他、情報セキュリティなど

★その他ご要望はありますか?

お客様の中には、例えば情報セキュリティに関して、社内規定などで外注時の制限が定められているケースもあるかもしれません。翻訳会社の中には情報セキュリティに関する国際規格の認証(ISMS:情報セキュリティマネジメントシステム、ISO 27001)を取得している会社もあります。ISMSやほかのISO規格については、翻訳会社のホームページに取得状況記載されていることが多いため、機密文書の翻訳などの際には事前にチェックしてみると良いでしょう。

翻訳対象の受け渡しの前に、秘密保持契約書の取り交わしの対応の可否についても確認してみましょう。


【準備編】は以上です。翻訳会社へ翻訳を依頼する際には、これらのチェックポイントをご参考にしていただければと思います。

★翻訳を検討している文書は何ですか?どのような読者のために翻訳をしますか?

★いつまでに翻訳が必要ですか?

★予算は決まっていますか?

★その他ご要望はありますか?


コンタクト編

それでは、翻訳文書の準備が整ったら、実際に翻訳会社にコンタクトしてみましょう

コンタクトの方法が電話であれメールであれ、例えば以下のように内容をまとめて伝えてみると良いかもしれません。

市場調査に関する部内会議の議事録を作成したのですが、これを英語に翻訳してください。部署内で共有するための英訳なので、表現が多少間違っていても問題ありません。それほど予算をかけられないので、出来るだけ安く、それと、次の会議までに確認したいので、出来れば木曜中に納品してもらえないでしょうか。会議の際に使用したフローチャートも参考にお送り出来ます。」

これくらいの情報があればひとまず十分です。

あとは翻訳する議事録のデータをメールで添付して送るだけで、翻訳会社の担当者から特に質問なく翻訳プランの提案がされるでしょう。


お客様と翻訳会社では、保有する情報に差があります。そのため、トラブルやエラーを防ぐ意味でも、お客様にも積極的に情報提供をしていただくことが、お客様の求める、より適切なサービスの提供につながります。

また、使用用途や過去の翻訳データ、用語集の活用によりコストを抑えたご提案ができることもあります。翻訳会社に渡すべき資料について悩んだ場合は、ぜひ、翻訳会社の担当者にご相談ください。


資料の機密性に関して懸念される方もいらっしゃると思いますが、ご心配なく。
川村インターナショナルでは、情報セキュリティに関する国際標準規格であるISO27001(ISMS認証)を取得しています。そのため機密性の高い翻訳案件も、専門性の高い案件も、安心してお任せいただけます。

もちろん、急遽翻訳が必要となり情報をまとめる時間がないときもあるでしょう。「急ぎで翻訳を依頼したいのですが」とご連絡いただければ翻訳会社の担当者がヒアリングして、最適なプランを提示してくれるはずです。


川村インターナショナルの翻訳サービス

川村インターナショナルでは翻訳に付随する様々なサービスに対応しています。

お客様の大切な資産であるデータをより価値のあるものに変換し、生産性の向上を目指します。

今あるデータをよりよく整えておくことで、今後の翻訳作業の品質の向上、コストカット、納期短縮と備えていただけるかもしれません。

以下のお問い合わせ・お見積もりフォームから、ぜひお気軽にご相談ください。

  お問い合わせ | 翻訳会社川村インターナショナル ご不明な点はございませんか。翻訳・機械翻訳・ポストエディット・通訳を最大限活用する方法についてご興味がおありですか?お気軽にお問い合わせください。 翻訳会社川村インターナショナル


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KIマーケティングチーム

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川村インターナショナルWebマーケティングチームです。開催予定セミナーやイベントの告知、ブログ運営などを担当しています。

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