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さらっとこなそう!英語ビジネスメールを書く5つのコツ

私たちは1日に何通のビジネスメールを受信しているでしょうか?

メールを確認して、返信するのに1日何時間かけているでしょうか?


職業にもよりますが、メールのやり取りに1週間で約13時間を費やし、1日に受信するメールの数は約80~100通だといわれています。

昨今のビジネスでは海外とのやり取りが増え、時差や国境も関係なくスピード感のある連絡手段としてメールが使われています。業界や職種によっては1日に100通以上ものメールが届く方もいるのではないでしょうか。そんな便利なツールですが、ミスコミュニケーションが起こると、必要以上に何通もやり取りせざるを得なくなってしまい、日々の業務時間に占める割合が増えていってしまいます。


ここでは、印象に残る、シンプルですっきりとした英語のメールの書き方を5つのステップでご紹介します。メールを書き終えたら、きっとご自身で書いたメールを何度も読み返したくなるはずです!

こちらが英語のメールを書く5つのステップです。


これに沿ってメールを作成してみましょう!

1.惹きつける件名をつける

「とりあえず」件名を入力してしまいがちですが、件名はメールの本文よりも大切だといっても過言ではありません。新聞記事の見出しを思い出してみてください。短くて目を引き付ける見出しがついていることが多いと思います。メールが見落とされないように、相手が読みたくなるような件名を付け、かつ用件を含めるようにしましょう。用件はキーワードを先頭に持ってくることで伝わりやすくなります。

PCではアルファベット60文字前後が表示されますが、携帯やスマホの画面では25~30文字しか表示されないといわれているので、件名はアルファベット30文字前後を意識しましょう!

例:

Next Meeting: Marketing ideas for wands (34文字)

Rescheduling project Hufflepuff (29文字)



2.グリーティングで印象を残す

初めてメールをする相手の場合はここで名乗り、お礼を伝える場合は、ここで伝えても良いです。印象に残る一言を加えてみましょう!

なお、相手との関係や付き合いの長さを考慮して、フォーマルな表現で書くかカジュアルな表現で書くかを判断します。相手から届くメールがフォーマルな表現になっているかカジュアルな表現になっているかで判断をすることもできます。


 例:

<初めてメールを送付する相手・フォーマルな表現>

相手が自分の正体を思い出してくれるようなエピソードを1文くらいでシンプルに加えてみてください。

Dear Mr. Potter,

My name is Tom Riddle. We met at the wand exhibition last March and discussed solutions my company could provide you with to avoid the accidental casting of magic spells.


<普段からやり取りのある相手にお礼を伝える・カジュアルな表現>

冒頭でお礼を伝えるとポジティブな印象を相手に与えることができます。

Hi Harry and team,

Thank you for your prompt reply.


3.用件を簡潔に

用件とその背景をなるべく簡潔に記載しましょう。

状況にもよっては長くなったり、内容が複雑になったりする場合がありますが、最初の1、2文で概要を伝えられるように心がけてみてください。なぜ連絡したのか、どのメールに対して返信をしているのかを最初に明記することで伝わりやすくなります


例:

I am contacting you as our company may be able to support your business trips with our wide selection of hippogriffs. I was wondering if you had been having any trouble booking transportation during this busy time of year.

I am writing to you regarding your question on our mailing services. We have several fine owls you can choose from depending on your desired delivery date.

4.要望をはっきりと伝える

メールのやり取りを減らすにはいかに誤解なく書き手側の要望を伝えられるかがポイントとなります。

シンプルにはっきりと伝え、お互いの時間の節約につながるといいですね。

まずは、相手に何をしてほしいのか整理をしてみてください。単にメールに返信してほしいのか、資料を送付してほしいのか、質問に答えてほしいのか・・・さまざまな要望があると思います。要望の数は可能であれば1つに絞り、難しい場合は少なくします。2、3文を目安に簡潔に伝えましょう!


例:

まずはわかりにくい例です。これでは要望がはっきりと伝わりません。

Please read through the attachment and let me know what you think.


もっとはっきりと、相手が返信しやすい文にしてみましょう。

Please read through the attachment and let me know if you can attend the meeting. If you are able to attend, please prepare a) a brief outline of project Hufflepuff and b) feedback on the project timeline mentioned in the attachment, if any. It would be great if you could get back to me by July 4th, start of business.

5.サインオフはシンプルに

シンプルなサインオフを心がけることでメール全体の印象がグッとよくなります。

相手を気遣う一言をいれても良いですし、定型の文言でサインオフしても良いです。

日本語のメール同様、英語のメールにも署名を加えてみましょう!


例:

Best regards,

Tom

Tom Riddle/Project Manager

Avada Kedavra Consulting Inc. | evilspell.com

triddle@avadakedavra.com | (999) 666-6666


<サインオフ定型>

Best regards,

Sincerely,


<相手を気遣う一言>

Hope this helps.

Looking forward to hearing from you.

Have a great day!


まとめ

いかがでしょうか?

書き終えたら必ずダブルチェックをしましょう!

最後にこちらの要望がきちんと伝わっているかを確認し、全体的にきちんと情報が整理されていればさらに良いです。

みなさんのビジネス交渉をスムーズに進めるきっかけとなるかもしれない英語のビジネスメール。

シンプルかつ明確な文章を心がけてビジネスチャンスをつかみましょう!


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