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English version follows:

通訳・翻訳者の方からご提供いただく個人情報に関する同意書

Ⅰ.事業者の名称及び個人情報保護に関する管理者
  株式会社 川村インターナショナル 個人情報保護管理責任者 森口功造

Ⅱ.個人情報の利用目的
当社は、通訳・翻訳者の個人情報を以下の目的で利用し、それ以外の目的では利用いたしません。
 ① 国内外の業務上・取引上の連絡、対応及び管理のため(連絡先等)
 ② 業務委託料の支払いを行うため(マイナンバー及び口座番号)

Ⅲ.個人情報の第三者提供又は目的外利用
上記の業務遂行に際し、個人情報を提供することがありますがその場合には以下の
ように取扱います。
  ・提供する個人情報:氏名、住所、電話番号、銀行口座番号(銀行のみ)
  ・提供の方法:紙文書による手渡し、当社サーバへのアクセス
  ・提供先:銀行、国内外の取引先
・提供先とは、個人情報の保護に関する契約を締結することがあります。
但し、以下の場合には本人の同意を得ないで利用することがあります。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人(法人を含む)の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

Ⅳ.個人情報の委託
当社は事業運営上、業務の全部又は一部の個人情報の処理を外部に委託することがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などにより個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

Ⅴ.個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、追加または削除及びの利用の停止,消去又は第三者への提供の停止
当社が保有している個人情報については、ご本人又はその代理人に限り、利用目的の通知開示、訂正、追加または削除及び利用の停止,消去又は第三者への提供の停止を請求することができますので下記までお申し出下さい。その場合、個人情報の漏洩や情報の書き換え等を防止するため、本人確認が可能な書類・資料をご提示していただき、当社の定めた手順にて対応させていただきます。開示対象個人情報には、Ⅱ項の個人情報の利用目的に示したものが該当します。

Ⅵ.個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に生じる結果
当社が個人情報を取得する項目は、全て「ご本人の意思」によってご提供いただくものです。但し、必要な項目をいただけない場合、取得目的に記載の当社内における諸手続き又は処理に支障が生じる可能性があります。

ご請求及び苦情・相談受付窓口:個人情報保護管理責任者
 住所:〒162-0825 東京都新宿区神楽坂6-42 神楽坂喜多川ビル6階
 E-Mail:privacy@k-intl.co.jp
 電話番号:03-3267-0270
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Agreement Concerning the Personal Information Provided by Interpreters and Translators

I. Company name and manager responsible for the protection of personal information
Kawamura International Co., Ltd. Personal Information Protection Manager Kozo Moriguchi

II. Usage of personal information
KI shall only use personal information concerning interpreters and translators for the purposes below.
1. To contact individuals domestically and overseas for business and management purposes (contact details, etc.)
2. For payment of fees for work assigned (My Number and bank account number)

Ⅲ. Provision of personal information to third parties and use of such information for purposes other than those stated
Personal information may be provided during the course of the business described above. In such situations it will be handled
as described below.
• Personal information to be provided: Name, address, telephone number, bank account number (banks only)
• Method of provision: Hand over in writing, access to KI servers
• Recipients: Banks, domestic/overseas business partners
• In some cases, KI may have a contract with recipients of personal information regarding the protection of such information.
However, in the following circumstances, personal information may be used without the consent of the individual.
(1) When there is a legal mandate
(2) In cases where it is necessary in order to protect the life, physical integrity, or property of a person (including corporations), and the consent of the individual cannot be obtained
(3) In cases where it is especially necessary in order to improve public health or ensure the healthy development of children, and the consent of the individual cannot be obtained
(4) In cases where it is necessary to cooperate with legally mandated work performed by national institutions, local public bodies, or parties to whom such work has been subcontracted, and where obtaining the consent of the individual will cause hindrance to the performance of such work.

Ⅳ. Processing of personal information by third parties
In the course of business, KI may subcontract some or all of its work and the processing of relevant personal information to a third party. In such cases, KI shall select a third party that is recognized as being able to handle personal information appropriately, and shall have the third party sign a contract or other such agreement that sets forth the requisite matters for the prevention of leakage of personal information, including the appropriate management of information and the maintenance of confidentiality, and ensure the third party implements management in a suitable manner.

Ⅴ. Notification of purpose of use, disclosure, modification, addition, and deletion of personal information, halt of use and erasure of such information, and halt of provision to third parties
An individual to whom personal information held by KI belongs or a representative of the relevant individual may request the notification of purpose of use, disclosure, modification, addition, or deletion of personal information, and the halt of use, erasure, and halt of provision to third parties of such information. If you wish to make such a request, please use the contact details below. To prevent leakage, alteration, or other such problems in terms of personal information from arising in such cases, KI shall deal with the request through the company’s own procedures having first received proof of the individual in question’s identity. Personal information subject to disclosure shall be that outlined in II above.

Ⅵ. Voluntary provision of personal information and what happens when information is not provided
All personal information obtained by KI is provided on a voluntary basis by the relevant individual. However, if a required item of information is not provided, this may cause hindrance to KI’s internal procedures and processing as described for the purposes of acquisition of personal information.

Contact details for requests, complaints and questions: Personal Information Protection Manager
Address: Kagurazaka Kitagawa Building 6F, 6-42, Kagurazaka, Shinjuku-ku, Tokyo, 162-0825
E-mail: privacy@k-intl.co.jp
Tel: 03-3267-0270