はじめて翻訳を外注する場合、どのようにして翻訳会社に依頼をすべきか迷われるお客様もいるかもしれません。

翻訳対象のドキュメントのみを渡しさえすればよいのでしょうか？それとも他の情報を提供したほうがいいのでしょうか。

翻訳会社は、最適な成果物をお客様の望まれる納期/予算内で提供することを目指していますので、お客様からの依頼を受ける際には、翻訳案件に関わる情報をできるだけ多く提供してもらいたいと思っています。

そこで、希望に沿った成果物を受け取るためには、どのような情報を準備して、どのようにコンタクトしたらよいのか、そのポイントを簡単にまとめてみました。

まずは、翻訳に関するお客様ご自身の要望をまとめてみましょう。

 

①     文書内容＆使用用途

翻訳対象の文書は何なのか、何のために（どのような読者のために）翻訳するのかをまとめておきましょう

もちろん、翻訳のプロである翻訳会社は、お客様からいただいた文書を見ただけで、それがどのような文書で何のために使用するかのおおよその見当をつけることもできます。しかし、それはあくまでも推測に過ぎず、お客様から教えていただく情報が一番具体的で正確です。

また、もし翻訳依頼をしたい文書に関連する文書や参照すべき資料などがあればそれらも用意しておきましょう。

翻訳会社に依頼する際、こういった情報を添えておくと、適切な翻訳者の選定や翻訳プランを考えるのに役立ちます。

 

②     スケジュール

「何月何日までに必ず翻訳が必要」、または「大体何月何週目くらいまでに翻訳があれば良い程度」、あるいは、「直ぐに発注するかわからないので大体の所要期間を教えてほしい」、など、スケジュールの希望を確認しておきましょう。見積提出期限なども希望があれば伝えておくと良いかもしれません。

 

③     予算

具体的な予算が決まっていれば伝えてみるのも良いでしょう。翻訳の見積が予算を超えてしまった場合でも、予算内で翻訳できる範囲や対応可能な作業工程についての調整相談など、翻訳会社から具体的な代替手段の提案を出すことができます。もし費用に関する希望がなければ、翻訳会社からは、翻訳対象のドキュメントの性質に応じた一般的なワークフローで作業を行った場合の見積もりを提出します。

 

④     その他、情報セキュリティなど

お客様の中には、例えば情報セキュリティに関して、社内規定などで外注時の制限が定められているケースもあるかもしれません。翻訳会社の中には情報セキュリティに関する国際規格の認証（ISMS：情報セキュリティマネジメントシステム、ISO 27001）を取得している会社もあります。ISMSやほかのISO規格については、翻訳会社のホームページに取得状況記載されていることが多いため、機密文書の翻訳などの際には事前にチェックしてみると良いでしょう。

それでは、翻訳文書の準備が整ったら、実際に翻訳会社にコンタクトしてみましょう。

コンタクトの方法が電話であれメールであれ、例えば以下のように内容をまとめて伝えてみると良いかもしれません。

「市場調査に関する部内会議の議事録を作成したのですが、これを英訳してください。部署内で共有するための英訳なので、表現が多少間違っていても問題ありません。それほど予算をかけられないので、出来るだけ安く、それと、次の会議までに確認したいので、出来れば木曜中に納品してもらえないでしょうか。会議の際に使用したフローチャートも参考にお送り出来ます。」

 

これくらいの情報があればひとまず十分です。

あとは翻訳する議事録のデータをメールで添付して送るだけで、翻訳会社の担当者から特に質問なく翻訳プランの提案がされるでしょう。もしも情報をまとめる時間がなかったり、何を伝えればよいかわからない場合は「はじめて翻訳を依頼するんですけど」と伝えれば、翻訳会社の担当者が丁寧にヒアリングし、アドバイスてくれるはずです。

いかがでしょうか。

お客様と翻訳会社では、保有する情報に差があります。そのため、トラブルやエラーを防ぐ意味でも、お客様にも積極的に情報提供をしていただくことが、お客様の求める、より適切なサービスの提供につながります。

このヒントが参考になれば嬉しいです。